Что делать, если на ретро все молчат

Ведущий показывает доску и спрашивает, как прошёл спринт. Секунд десять в звонке слышно только, как кто-то печатает в соседней вкладке. Потом тимлид говорит «да вроде норм», все с облегчением соглашаются, и встреча, на которую отвели час, заканчивается через двадцать минут. Решений ноль.

Формально всё прошло хорошо: никто не ругался, никто не опоздал. Только если у команды правда всё в порядке, ей обычно всё равно есть что сказать, хотя бы про то, что стоит сохранить. Раз молчат, значит, говорить сейчас почему-то дороже, чем промолчать. А почему именно, в каждой команде своё.

Почему команда молчит

Первое объяснение, которое приходит в голову: «у нас просто ребята такие, интроверты». Но эти же интроверты полчаса спорят в чате про название переменной. Так что дело скорее во встрече, чем в людях. Причин обычно несколько, но одна перевешивает.

Страшно. На встрече сидит руководитель. Или в прошлый раз кому-то прилетело за слишком честную карточку. Или конфликт с соседней командой ещё не остыл. В такой ситуации «всё нормально» звучит вполне здраво: любой на месте участника сказал бы так же.

Толку нет. Про эти проблемы уже говорили. Два раза. Договорились, записали и забыли. Если ретро ничего не меняет, напрягаться незачем, и люди это прекрасно понимают. С таким молчанием сложнее всего, его никаким приёмом фасилитации не вылечишь, только результатом.

Не могут вспомнить. Спринт длится две недели, в нём десятки задач и созвонов. На вопрос «что было хорошо?» память честно выдаёт «ну, всё как обычно». Мысли есть, только до них надо докопаться, а времени на это никто не дал.

Не успевают. Почти в любой команде есть пара человек, которые думают вслух и быстро. Пока остальные подбирают слова, эти двое уже обсудили тему и перешли к следующей. Со стороны кажется, что остальным нечего добавить.

Надоело. Двадцатое ретро подряд с одними и теми же тремя колонками. Сценарий всем известен, его отыгрывают на автомате.

Как понять, что именно у вас

Обычно хватает одной-двух встреч, чтобы присмотреться.

Ещё полезно смотреть на одну простую цифру: сколько человек написали хоть одну карточку. Если из восьми участников пишут трое, это видно сразу, без всяких опросов. ПростоРетро считает её сам, она называется «Уровень участия» и лежит в резюме встречи.

Сначала пусть пишут

Если взять из статьи всего один приём, берите этот: не начинайте ретро с вопроса вслух. Когда вопрос задан всей группе сразу, первым отвечает самый быстрый, а остальные соглашаются с ним или молчат.

Дайте минут семь-десять тишины, в которые каждый пишет свои карточки. Никто никого не перебивает, у тех, кто думает медленнее, есть время, и чужое мнение никого не сбивает, потому что его ещё никто не слышал.

Только не показывайте карточки друг другу, пока все пишут. Увидев у коллеги «спринт огонь», свою карточку «я выгорел» человек, скорее всего, сотрёт. Поэтому в ПростоРетро на этапе размышления чужие карточки скрыты и открываются разом, когда начинается группировка.

Дальше становится проще. Рассказать про три свои карточки, которые уже висят на доске, куда легче, чем придумывать ответ на ходу.

Анонимность как временная опора

Если людям страшно, дайте им говорить без подписи. Доверия это само по себе не прибавит. Зато важное можно сказать уже сейчас, пока доверие растёт.

Анонимным можно сделать почти всё:

• карточки (пусть автор сам решает, подписываться или нет);
• голосование за темы;
• анкету настроений в начале встречи, по которой видно, в каком состоянии пришла команда;
• короткий опрос прямо посреди обсуждения. Спросите, насколько все согласны с решением, и иногда окажется, что за дружным кивком пряталась половина несогласных.

И никогда не спрашивайте, кто написал карточку. Даже в шутку. После одного такого вопроса анонимности перестают верить, причём надолго.

Плюсы и минусы анонимности мы подробно разбирали в статье Нужна ли анонимность на ретроспективе.

Спрашивайте конкретнее

На «что было хорошо?» очень легко ответить «всё». Конкретный вопрос так просто не отпускает:

• Какой момент спринта вы бы не хотели повторять?
• Где пришлось дольше всего ждать?
• Какую работу вы сделали зря?
• Что бы вы поменяли, если бы спринт начался заново с понедельника?
• Какую договорённость мы соблюдаем только на бумаге?

Если память совсем не работает, начните с хронологии. Пять минут вместе накидываете, что вообще происходило по неделям: релиз, падение прода, срочная задача от продакта, чей-то отпуск. Когда есть от чего оттолкнуться, оценивать гораздо проще.

Разомнитесь

Кто хоть раз заговорил в первые минуты встречи, тот охотнее говорит и дальше. Труднее всего даётся первая реплика, так пусть она будет про что-нибудь лёгкое.

Для этого и нужна разминка. Хороший вопрос для неё — тот, на который нельзя ответить неправильно: самая странная задача за спринт, что порадовало на неделе кроме работы. Через пять минут каждый уже что-то сказал вслух, и ничего страшного не случилось.

В ПростоРетро разминка сама выбирает случайный вопрос и случайного участника, так что ведущему не приходится никого вызывать к доске. Сами вопросы можно подсмотреть в статье Разминки для команды.

Как вести обсуждение, чтобы говорили все

Карточки разобраны, темы выбраны, начинается обсуждение. И тут легко снова скатиться в диалог двух самых активных.

Самое простое и самое трудное: выдерживать паузу. Задали вопрос — считайте про себя до семи. Звучит смешно, но большинство ведущих не выдерживает и трёх секунд. Начинают переформулировать, подсказывать, в итоге отвечают сами. Неловко в эти секунды только ведущему, остальные в это время думают.

Помогает ходить по кругу, когда каждый по очереди говорит пару фраз. Одно условие: можно сказать «пас». Без этого круг превращается в допрос. Если круг для темы слишком тяжеловесен, достаточно сказать: «Давайте сначала послушаем тех, кто сегодня ещё не говорил». Никого не пришлось называть по имени, а слово перешло.

Если всё-таки обращаетесь к конкретному человеку, спрашивайте про его опыт. «Маша, ты же как раз копалась в этом сервисе, как оно выглядело изнутри?» На такое ответить куда проще, чем на «Маша, а ты что думаешь?».

Руководитель говорит последним. Как только высказался старший, остальным остаётся согласиться или промолчать. Пусть сначала выскажется команда.

И поставьте таймер на каждую тему. Он спасает не только от затянутых встреч, но и от монологов: когда время видно всем, самому разговорчивому легче остановиться, а тихий видит, что до него очередь дойдёт.

Следите за реакциями, особенно своими

Безопасность на ретро ломают обычно мелочи. Руководитель начинает оправдываться. Коллега перебивает: «Да не так всё было». Ведущий тяжело вздыхает. Каждый такой эпизод команда запоминает: честно говорить здесь себе дороже.

Многие команды открывают ретро «главной директивой» Нормана Керта. Если коротко: считаем, что каждый работал так хорошо, как мог, с теми знаниями, навыками и ресурсами, которые у него были. Ищем, что поменять в процессе. Виноватых не ищем.

Если руководитель на встрече есть, лучшее, что он может сделать, это первым признать свою ошибку. Одной фразы вроде «я поздно сказал вам про смену приоритетов, это на мне» хватает, чтобы напряжение заметно спало. Призывы к открытости так не работают.

Покажите, что ретро что-то меняет

Если команда молчит, потому что толку нет, спасут только результаты.

Начинайте каждое ретро с короткого разбора прошлых договорённостей: что решили, что сделали, что из этого вышло. Даже «ничего не сделали» — нормальный ответ. Важно, что к решениям возвращаются и все это видят.

И берите меньше. Одна-две задачи с конкретным человеком и сроком, которые реально доведены до конца, убеждают лучше десяти пунктов, про которые через неделю никто не вспомнит. Как формулировать такие задачи, мы рассказывали в статье Как завершать ретроспективу, чтобы после неё что-то менялось.

Меняйте формат и ведущего

Против «надоело» помогает смена декораций. Попробуйте другие форматы: «Начать, перестать, продолжать», «Морскую звезду», «Злило, огорчало, радовало». Их и ещё четыре варианта мы описали в статье 7 форматов для эффективных командных ретроспектив.

Можно пойти дальше и передавать роль ведущего по очереди. Когда ретро проводит каждый, оно перестаёт быть мероприятием скрам-мастера, на которое остальные приходят посидеть. К тому же тот, кто сам постоял с вопросом перед молчащей командой, потом на чужих ретро обычно не отмалчивается.

Если ретро проходит онлайн

На удалёнке молчать ещё проще. Непонятно, чья очередь, перебивать неловко, а говоришь в сетку из аватарок.

• Не заставляйте включать камеры, лучше от этого не станет.
• Дайте способ отреагировать без микрофона: реакции на доске, чат. Человек показывает, что согласен, и не забирает слово, а ведущий видит, какая тема цепляет.
• Называйте, кто говорит следующим. Вживую очередь сама собой устанавливается взглядами, в видеозвонке этого нет.
• Сократите встречу. Полтора часа в звонке выматывают сильнее, чем полтора часа в переговорке. Как уложиться в меньшее время, мы писали в статье Почему тайминг решает всё.

Чего лучше не делать

Пара ошибок встречается так часто, что о них стоит сказать отдельно.

Не вытягивайте ответ силой. «Ну давай, Петя, скажи хоть что-нибудь», и Петя скажет. Что-нибудь дежурное. А на следующее ретро придёт с заранее заготовленным «всё ок».

Не отвечайте на свои вопросы сами, иначе команда быстро привыкнет пережидать. Не пытайтесь угадать автора анонимной карточки, ни вслух, ни намёками вроде «интересно, кто у нас так любит тестовый стенд». И не отменяйте ретро под предлогом, что обсуждать нечего. Отмена только подтвердит, что встреча была для галочки. Лучше сделать её короче и в другом формате.

С чего начать

Внедрять всё сразу не нужно, да и не получится. Если команда молчит давно, мы бы начали с двух вещей. Первая: пусть все сначала молча напишут карточки. Вторая: открывайте встречу разговором о том, что стало с прошлыми договорённостями. Молчаливая запись снимает страх и спешку, а разбор прошлых решений показывает, что говорить вообще есть смысл. Остальное подключайте по ходу.

Сразу чуда не будет. Команда, которая полгода отвечала «норм», на первом ретро по новым правилам может промолчать почти так же. Смотрите на уровень участия от встречи к встрече. Если карточек и голосов понемногу становится больше, значит, работает.