Как работать с ПростоРетро

Разбираем страницу команды и создание новое ретроспективы: что показывает каждый экран, зачем нужны четыре кнопочки на странице и что означает каждая галочка в конструкторе ретроспективы.

1. Страница команды

Страница команды — это ваш рабочий стол. Здесь живёт список ретроспектив, состав участников, невыполненные задачи и график настроений. Всё обновляется в реальном времени: если коллега зайдёт в комнату или закроет задачу, вы увидите это без перезагрузки.

Слева — команда

Название команды и шестерёнка. Шестерёнка рядом с названием открывает настройки команды: переименование, ссылка-приглашение, свой логотип, вопросы анкеты настроений и управление подпиской.

Участники. Список всех, кто состоит в команде. Звёздочка на аватаре — администратор: он может запускать и удалять ретро, принимать новых участников и менять настройки команды. Себя вы найдёте по пометке «Это вы».

Ожидают. Люди, которые перешли по ссылке-приглашению и запросили доступ. Пока вы не нажмёте «Добавить», они не увидят содержимое команды. Блок появляется, только когда есть кого рассматривать.

Другие команды. Быстрый переход между командами, если вы состоите в нескольких. Один аккаунт может участвовать в любом их количестве — у каждой свои ретро, участники и подписка.

В центре — ретроспективы

Под кнопками запуска идёт список встреч, самая свежая сверху. Каждая карточка показывает дату, аватары участников и три счётчика:

У завершённых встреч под счётчиками появляется короткий итог и оценка участников в звёздах — её собирают в конце ретро. Иконка с цифрой рядом со звёздами показывает, сколько человек оставили текстовый отзыв. У активной встречи вместо итога висит синий бейдж с текущей фазой — например, «Размышляем», — чтобы было понятно, к чему присоединяетесь.

Администратор команды может удалить встречу: наведите курсор на карточку, справа появится корзина. Удалённое ретро исчезает из списка, и ссылка на него перестаёт открываться, — сохраните итоги, если они нужны.

Справа — задачи и настроения

Задачи. Сквозной список договорённостей со всех ретроспектив, а не только с последней. Цифра рядом с заголовком — количество невыполненных. У каждой задачи есть исполнитель и срок; выполненные зачёркиваются, но остаются на виду, сгруппированные по времени («2 дня назад», «2 недели назад»). Кнопка «Добавить» заводит задачу вручную, без привязки к встрече.

Пульс. График по ответам на анкету настроений. Каждая линия — один вопрос (мотивация, чёткость задач, отношения с руководителем и так далее), точки — даты ретроспектив. Так видно динамику: не разовую оценку, а куда команда движется. Кнопка «Редактировать» меняет набор вопросов под вашу команду.

Пульс появляется, только когда есть что показывать: нужно хотя бы одно завершённое ретро, где анкета настроений была включена и участники успели ответить.

2. Четыре кнопки запуска

Наверху центральной колонки — четыре разноцветные кнопки. Они не дублируют друг друга: это четыре разных формата встречи.

Начать ретроспективу — открывает конструктор. Обычная встреча по итогам периода: что было хорошо, что мешало, что меняем. Анализ проделанной работы, чтобы повысить эффективность команды.

Вечная комната — открывает конструктор тоже. Та же ретроспектива, но с постоянной ссылкой, которую можно закрепить в чате или в календаре. Подробнее — ниже.

Начать мозговой штурм — запускается сразу. Разработка идей и путей решения для новой задачи. Колонки заданы заранее: какую проблему решаем, идеи, что надо учесть.

Начать груминг — запускается сразу. Уточнение, детализация и оценка задач в бэклоге или для новой функциональности.

Почему их именно четыре

Кнопки делятся по двум признакам, и из этого получается сетка два на два.

По формату встречи. Ретроспектива смотрит назад — на уже проделанную работу. Мозговой штурм и груминг смотрят вперёд: первый нужен, когда решение ещё не найдено, второй — когда задача есть, но её надо описать и оценить. Это разные разговоры, и колонки у них разные, поэтому они разведены по отдельным кнопкам.

По способу запуска. Первые две кнопки открывают конструктор: у ретроспективы много смысловых настроек — анонимность, правила голосования, шаблон, — и их стоит выбрать осознанно. Мозговой штурм и груминг создаются в один клик, без диалога: у них фиксированный шаблон и разумные настройки по умолчанию, а сама встреча обычно начинается спонтанно.

Кнопка «Вечная комната» исчезает, когда такая комната у команды уже есть — она может быть только одна. На узких экранах остаётся только «Начать ретроспективу».

3. Создание комнаты и все её настройки

Кнопка «Начать ретроспективу» открывает конструктор. Слева — как пройдёт встреча, справа — по какому шаблону. Ничего не потеряно, если ошиблись: часть настроек меняется потом внутри комнаты, о чём честно предупреждает подпись внизу диалога.

Формат встречи

С анкетой настроений (PRO). Добавляет в начало встречи короткий опрос: участники двигают ползунки по нескольким шкалам — мотивация, чёткость задач, отношения с руководителем и другие. Ответы анонимны, а средние значения ложатся точками на график Пульс на странице команды. Именно из этой галочки со временем вырастает история настроений команды.

С разминкой (PRO). Ставит перед основной частью лёгкий вопрос-ледокол, на который отвечают все по очереди. Помогает разговориться и включиться, особенно в распределённых командах и когда в составе есть новички.

По умолчанию анонимно. Карточки не подписаны именем автора. Это про безопасность: на анонимном ретро люди честнее пишут о проблемах. Настройка задаёт поведение по умолчанию — автор при желании может раскрыть себя на конкретной карточке.

Доступ

Выпадающий список решает, кто сможет войти по ссылке на комнату.

Только члены команды. Войдут исключительно те, кто уже состоит в команде. Самый закрытый вариант — для разговоров, которые не должны выйти за пределы команды.

Авторизованные гости. Вариант по умолчанию. Войдут члены команды и любые другие зарегистрированные пользователи. Удобно, когда на ретро зовут смежников: их видно по имени, но заводить в команду не нужно.

Кто угодно (PRO). Войдёт любой человек по ссылке, даже без регистрации — достаточно назвать своё имя. Для больших воркшопов и встреч с внешними участниками.

Комната ожидания для гостей. Гости не попадают в комнату сразу, а ждут, пока ведущий их впустит. Галочка недоступна при доступе «Только члены команды»: там и так входят только свои, фильтровать некого.

Голосование

После того как карточки написаны и сгруппированы, участники голосуют за темы, которые хотят обсудить. Лимит голосов ПростоРетро считает сам — по количеству тем, как квадратный корень из их числа, но не меньше 3 и не больше 8. То есть чем больше набралось тем, тем больше голосов у каждого, но разброс остаётся управляемым.

Можно голосовать за свои темы. Разрешает отдать голос за карточку, которую написали вы сами. Выключено по умолчанию: так голосование меньше превращается в продвижение своих идей.

Можно ставить более одного голоса на тему. Позволяет вложить несколько голосов в одну тему и тем самым показать, что она для вас важнее остальных. Включено по умолчанию.

Больше голосов (PRO). Увеличивает лимит в два с половиной раза, максимум до 12 голосов на человека. Имеет смысл на больших встречах, где тем много и обычного лимита не хватает, чтобы выразить приоритеты.

Шаблон

Правая колонка — набор колонок, с которыми команда сядет работать. Шаблон определяет, о чём именно будут думать участники: «Начать, Прекратить, Продолжить» даёт три конкретных вопроса, «Парусник» предлагает метафору с островом, якорями и подводными камнями, «Морская звезда» разводит разговор на пять степеней — от «делать больше» до «прекратить».

Под каждым названием видны описание и перечень колонок, так что выбирать можно, не открывая шаблон. Отдельный пункт «Случайный» подберёт шаблон за вас — удобно, чтобы встречи не приедались.

Создать свой шаблон (PRO). Заводит шаблон с вашими колонками, названиями и описаниями. Сохранённые шаблоны появляются в начале списка и доступны всей команде; карандаш на карточке открывает их для правки.

Остаётся нажать «Начать» — комната создастся, и вас сразу перебросит внутрь. Ссылку на неё можно отправить участникам.

4. Вечная комната

Вторая кнопка открывает тот же конструктор с теми же настройками, но создаёт комнату с постоянной ссылкой.

Обычная ретроспектива — это одно событие: создали, провели, завершили. Вечная комната живёт постоянно. Её ссылку закрепляют в командном чате или в описании встречи в календаре, и участники заходят в любой момент, чтобы записать мысль, пока она свежая, — не дожидаясь конца спринта. В нужный час администратор команды запускает ретро, и все собранные заранее карточки идут в работу.

Только в вечной комнате есть этап Подготовка. В режиме "ожидания" встречи именно тут ваши коллеги накидывают свои карточки до встречи. Когда встреча началась, то не надо продолжать писать в Подготовке – переходите к следующей фазе. У вас в любом случае будет полноценная фаза Размышления.

После завершения такая встреча никуда не пропадает: она сохраняется по собственному уникальному адресу и появляется в общем списке, а вечная комната очищается и снова готова собирать карточки к следующему разу.

Вечная комната у команды одна. Пока она существует, кнопка на странице команды не показывается.

5. Роль ведущего

Ретроспектива — единственная встреча, где команда чинит не продукт, а команду и процессы. Получится это или нет, решает не инструмент, а то, как справляется ведущий.

Главное правило

Классическая установка ретроспектив — «Prime Directive» Нормана Керта. Смысл: каждый участник действовал настолько хорошо, насколько позволяли его знания, навыки, ресурсы и обстоятельства того момента. Из этого следует практический вывод: разбираем систему, а не людей. Вопрос «кто это сломал» заменяем на «что в нашем процессе позволило этому случиться».

Исследование Google (проект «Аристотель») показало, что психологическая безопасность — фактор номер один у сильных команд: там, где можно признать ошибку без последствий, результаты выше, чем там, где принято искать виноватого. Ретро — как раз то место, где эта безопасность либо создаётся, либо разрушается.

Проговорите правило вслух в начале встречи, особенно если в команде новички или разговор предстоит тяжёлый. Эти тридцать секунд окупятся.

Как вести себя ведущему

• Держите нейтралитет. Ведущий отвечает за процесс, а не за содержание. Если вы одновременно тимлид и ведущий, проговорите это: «сейчас я веду встречу, своё мнение скажу отдельно». Идеально — передавать роль ведущего по кругу.
• Говорите меньше всех. Ваша работа — задавать вопросы, следить за временем и вытаскивать молчунов, а не наполнять доску своими карточками.
• Следите, кто не сказал ни слова. Обращайтесь по имени: «Игорь, у тебя была другая история с этим релизом — расскажешь?». Анонимность карточек помогает написать, но не помогает заговорить.
• Не давайте свернуть в решение слишком рано. Первое предложение почти никогда не лучшее. Спросите «а что ещё может быть причиной?» хотя бы один раз.
• Останавливайте разбор личностей. Как только звучит «ты не сделал», возвращайте к системе: «что нам мешало это заметить раньше?».
• Не превращайте ретро в статус по задачам. Обсуждение задач спринта — это другая встреча.

Сколько времени закладывать

Общее правило: около 30 минут ретро на каждую итерацию. Для двухнедельного спринта это 60–90 минут; Scrum Guide ограничивает ретроспективу тремя часами для месячного спринта.

Ниже — раскладка, от которой удобно отталкиваться. Главное тут – пропорция: примерно с середины встречи вы должны уже сужать разговор, а не продолжать собирать материал.

Самая частая ошибка тайминга — ужать обсуждение и выработку действий, потому что «не успели». Это ровно те фазы, ради которых всё затевалось; резать надо сбор данных, а не выводы.

В комнате для этого есть таймер: кнопки +5 мин, +1 мин и Сброс в левой панели.

6. Фазы по шагам

Слева в комнате — нумерованный список фаз. Пройденные зачёркнуты, текущая выделена, кнопка «Дальше» переводит команду на следующую. Переключает только ведущий, так что темп встречи целиком в его руках.

Разминка

Один лёгкий вопрос, на который отвечают все по очереди, — «где вы отдыхали лучше всего», «какой ваш первый компьютер». Задача не развлечь, а добиться, чтобы каждый участник произнёс вслух хотя бы одну фразу: тот, кто уже говорил, дальше включается охотнее.

Ведущий: отвечает первым и коротко — задаёт формат. Следит, чтобы круг не растянулся: по 20–30 секунд на человека достаточно.

Анкета

Участники ставят свои оценки по шкалам — мотивация, чёткость задач, взаимодействие с коллегами и так далее. Ответы анонимны, средние значения отображаются на графике Пульса в конце встречи.

Ревизия

Список договорённостей с прошлых встреч: что сделано, что нет. Фаза появляется автоматически, если есть незакрытые задачи.

Ведущий: проходит по списку и по каждому невыполненному пункту спрашивает не «почему не сделал», а «что помешало». Если задача не сделана второй раз подряд — либо она не нужна, либо слишком крупная. Закройте её или разбейте, но не переносите молча в третий раз.

Размышляем

Участники молча пишут карточки по колонкам шаблона. Чужие карточки по умолчанию скрыты — это осознанное решение: если видно, что написали другие, люди подхватывают чужие формулировки и часть мнений теряется. Приём называется тихим брейнштормом и нужен именно для независимости суждений.

Кнопка «Я готов» позволяет участнику отметить, что он закончил; ведущий видит счётчик готовых и понимает, когда двигаться дальше, не спрашивая вслух.

Ведущий:

• Дайте 8–12 минут и поставьте таймер.
• Не ждите стопроцентной готовности: как только готовы примерно две трети, предупредите «ещё минута» и переходите.

Группируем

Карточки открываются, и команда сводит похожие в темы, перетаскивая их друг на друга. У группы появляется заголовок — его пишут сами участники или помогает ИИ.

Ведущий:

• Сначала дайте всем прочитать доску молча — минуту-две.
• Просите автора коротко пояснить карточку, если формулировка непонятна, но не давайте уйти в обсуждение по существу: сейчас только раскладываем.
• Название группы должно отражать суть, а не быть ярлыком: «Ревью тормозит поставку» лучше, чем «Процессы».
• Не увлекайтесь: 5–8 тем — отлично. Если получилось 20, значит вы группировали слишком мелко, будет сложнее обсуждать дальше.

Голосуем

Каждый распределяет свои голоса между темами. Лимит считается автоматически (обычно 3–8, подробнее в разделе 3), голоса анонимны — это принципиально: при открытом голосовании люди подстраиваются под мнение лидера.

Ведущий:

• Голосуйте одновременно и молча, без предварительного «ну что, за какую возьмёмся».
• Напомните, что голос — это «хочу потратить время встречи на это», а не «это самое плохое».
• Не голосуйте сами, если команда большая: ваш голос имеет лишний вес.
• Ничью решайте не своим решением, а коротким вопросом команде.

Обсуждаем

Темы идут по очереди, начиная с самой популярной; сверху видно, какая это тема по счёту и сколько процентов голосов она набрала. Здесь же добавляют комментарии и записывают действия — справа, в блоке «Задачи», с исполнителем и сроком.

Это главная фаза встречи, и на неё должно уйти примерно столько же времени, сколько на все предыдущие вместе.

Ведущий:

• Ставьте таймер на каждую тему — 5–7 минут. Дошли до конца времени без решения: либо фиксируете следующий шаг («Павел выяснит, почему стенд занят, к четвергу»), либо осознанно продлеваете.
• Прежде чем перейти к решению, дважды спросите «почему»: обсуждения часто застревают на симптомах, потому что копать глубже некомфортно.
• Берите 1–3 действия за встречу, не больше. Список из десяти пунктов не выполняется никогда и обесценивает саму идею ретро.
• Формулируйте по SMART: не «улучшить коммуникацию», а «Мария заведёт еженедельный синк с дизайном до пятницы». У каждого действия — конкретный человек (не «команда») и дата.
• Не бойтесь закончить, пройдя три темы из девяти. Разобрать три и что-то поменять лучше, чем пробежать девять и не поменять ничего.
• Если тема явно шире команды — фиксируйте её как эскалацию с ответственным, а не спорьте о том, на что не можете повлиять.

Здесь же доступна кнопка «Провести опрос»: быстрый анонимный опрос по спорному вопросу прямо во время обсуждения — полезно, когда мнения разошлись и нужно понять расклад, не устраивая дебаты.

Завершение

Ведущий нажимает «Завершить». Участники ставят оценку встрече и могут оставить текстовый отзыв — это ваш способ понять, что ретро работает.

Ведущий: закройте круг явно. Проговорите вслух принятые действия с исполнителями — вслух, а не «посмотрите в задачах». Поблагодарите за откровенность, особенно если разговор был неудобным.

Когда встреча завершена, итоги появляются на карточке в списке ретроспектив, новые задачи попадают в блок «Задачи» на странице команды, ответы из анкеты — в график Пульс, а участникам приходит письмо с результатами.

7. Что происходит между ретроспективами

Ретро заканчивается не кнопкой «Завершить», а выполненными договорённостями. Именно здесь большинство команд теряет весь эффект.

• Договорённости должны быть на виду. Блок «Задачи» на странице команды — сквозной по всем встречам, а не по последней. Это ваш единственный список открытых обязательств.
• Проверяйте их не на следующем ретро, а раньше. Раз в неделю пробежаться по списку — минута, а фаза «Ревизия» тогда перестаёт быть неловкой.
• Если действие не сделано дважды — снимайте его. Честно закрытая задача лучше вечно висящей: она перестаёт быть фоновым укором и освобождает место реальным изменениям.
• Показывайте эффект. График Пульс за несколько месяцев — самый простой способ показать команде, что встречи меняют что-то на самом деле.

8. Частые ошибки

Ретро превращается в жалобы. Признак — доска полна проблем, а действий ноль. Лечится жёстким переходом к фазе обсуждения и требованием сформулировать хотя бы один конкретный шаг.

Ретро превращается в поиск виноватого. Возвращайте к главному правилу и переформулируйте вопрос от человека к системе.

Слишком много действий. Десять пунктов — это ноль пунктов. Берите три.

Одни и те же темы каждый раз. Значит, действия не выполняются или бьют по симптому. Разберите отдельно, почему предыдущие договорённости не сработали.

Один и тот же шаблон полгода. Формат приедается, ответы становятся ритуальными. Меняйте шаблон раз в несколько встреч — для этого есть пункт «Случайный».

Ведущий говорит больше всех. Если по ощущениям вы произнесли половину слов встречи — команда не обсуждала, а слушала.

Ретро отменяют, когда «горит». Ровно в такие спринты оно нужнее всего: именно перегрузка и есть тема для разбора.

Рекомендации по фасилитации опираются на общепринятые практики: «Prime Directive» Нормана Керта, пятифазную модель ретроспективы Derby & Larsen, исследование Google о психологической безопасности команд и правило SMART для формулировки действий.